Come importare i dati in Excel | Da file testo, Access o Internet

Grazie agli strumenti integrati in Excel possiamo importare comodamente dei dati nel nostro foglio di lavoro, utilizzando come sorgente file di testo, database Access o perfino tabelle pubblicate nelle pagine web. Inserire una serie di dati in Excel può essere un lavoro lungo e noioso, specialmente se dobbiamo farlo a mano ricopiando cella per cella. Fortunatamente possiamo ricorrere agli strumenti che ci mette a disposizione Excel, grazie ai quali si importano i dati da diversi fonti, come file di testo in vari formati, database o anche siti web. La modalità più utilizzata per importare i dati in un foglio Excel è quella da un file di testo, solitamente in formato CSV (Comma Separated Values), cioè con i record divisi per riga e i valori dei campi separati da una virgola. Questo perché molti programmi, come quelli di posta elettronica, sfruttano questo formato per l’esportazione di dati, per esempio di una rubrica. È un formato universale e facile da usare che tra l’altro Excel è anche in grado di gestire direttamente. Lo stesso Excel può infatti aprire i file .csv come normali fogli di lavoro e prevede la funzione di salvataggio file in questo formato. Viceversa, se decidiamo d’importare un ‘normale’ file di testo, cioè con estensione .txt, Excel ci proporrà una procedura guidata, tramite la quale è possibile definire alcuni aspetti dell’importazione, per esempio i caratteri utilizzati per separare i campi (che oltre alla virgola potrebbero essere un altro segno di punteggiatura come il ‘punto e virgola’ o semplicemente un tabulatore) e la tipologia delle celle delle singole colonne (testo, numero, data ecc.).

Come importare i dati in Excel

Praticamente, dobbiamo indicare a Excel come sono suddivisi i dati all'interno del file da importare, perché possa prenderne i valori e inserirli correttamente nelle celle del foglio di lavoro. Se invece disponiamo di un database di Microsoft Access, e vogliamo importarne i dati di una tabella in un foglio di Excel, dobbiamo seguire una procedura simile a quella utilizzata per importare i dati da un file di testo, scegliendo però la funzione apposita. In questo caso dobbiamo limitarci a indicare il file Access che ci interessa, quindi ci verrà proposto l’elenco delle tabelle presenti all'interno del file. Excel ci chiederà quale tabella importare: se ne selezioniamo una sola poi dovremo indicare in che posizione del foglio attivo inserire i dati, tramite le coordinate della cella di partenza (per esempio se vogliamo occupare il foglio attivo dall'inizio, la cella di partenza sarà quella della prima colonna della prima riga, ovvero =$A$1), oppure se inserirla in un nuovo foglio. Se scegliamo invece d’importare diverse tabelle, queste verranno inserite obbligatoriamente ciascuna in un proprio foglio all'interno dello stesso documento. In questa fase possiamo anche indicare ad Excel come visualizzare i dati: l’opzione standard è In una tabella. Importando i dati da un database Access, Excel creerà in automatico una ‘connessione’, che ci permetterà di sincronizzare i dati fra il database e il foglio di lavoro. In fase d’importazione potremo decidere, premendo il pulsante Proprietà nella finestra Importa dati che appare una volta selezionata la tabella del database, anche se effettuare l’aggiornamento dei dati automaticamente a intervalli regolari o anche se effettuarlo premendo il pulsante Aggiorna nella barra multifunzione Dati. Le modifiche effettuate nel database di Access di origine che abbiamo importato appariranno così automaticamente anche all'interno del nostro foglio Excel, senza dover ripetere tutta la procedura.

1. Come importare un database Access

Se dobbiamo importare i dati di un file Access in Excel, dopo aver avviato la procedura premendo il pulsante Carica dati esterni nella barra multifunzione Dati, possiamo scegliere quale tabella del database importare. È anche possibile selezionare più tabelle contemporaneamente, ma in questo caso Excel le importerà obbligatoriamente in altrettanti fogli dello stesso documento.

2. Come importare un file di testo

Se viceversa dobbiamo importare i dati presenti in un file di testo, in Excel ci viene proposto una procedura guidata in cui dovremo indicare al programma i dettagli del file importato, per esempio il tipo di delimitatori di campo utilizzati. Un riquadro di anteprima nella stessa finestra ci permette di verificare subito la correttezza delle indicazioni fornite in fase d’importazione.

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3. Come indicare dove inserire i dati

Qualunque sia il tipo di file da cui vogliamo importare i dati, dovremo indicare a Excel anche dove inserirli e come rappresentarli. Per inserire i dati l’opzione più comune è In una tabella. Excel propone sempre l’inserimento dei dati a partire dalla cella attiva nel momento in cui abbiamo iniziato la procedura. Possiamo però indicare una posizione diversa o scegliere d’inserire i dati in un nuovo foglio.

4. Come mantenere aggiornati i dati

Quando importiamo i dati in Excel viene creata in modo automatico una ‘connessione’. Premendo il pulsante Proprietà nell'ultima fase dell’importazione dati possiamo impostare Excel in modo che esegua l’aggiornamento automatico dei dati nel caso in cui questi siano stati modificati nel file o nelle altre fonti di origine. Le impostazioni delle connessioni possono essere modificate anche successivamente.

Come prelevare i dati da un sito internet per importarli in Excel

Excel non si limita a consentire l’importazione dei dati dai file, ma anche di accedere a pagine web ed estrarne tabelle e dati in modo automatico. Navigando in Internet, ci siamo imbattuti in un sito web che contiene una serie di dati che ci farebbe molto comodo poter utilizzare in un foglio Excel? Nessun problema, il foglio di calcolo della suite Office di Microsoft comprende tutti gli strumenti per portare a termine anche questo tipo di operazione. 

Si parte sempre dal menu Dati, premendo il solito pulsante Carica dati esterni nella barra multifunzione. Poi dobbiamo selezionare la voce Da Web: apparirà una nuova finestra, molto simile a quelle di un browser Internet, in cui dovremo semplicemente inserire l’indirizzo della pagina da cui vogliamo estrarre i dati. Excel è in grado, nella maggior parte dei casi, di riconoscere automaticamente le tabelle presenti all'interno della pagina web, che ci indicherà con una piccola freccia in un riquadro giallo. Dobbiamo cliccare su questa freccia: premiamo ora il pulsante Importa e in pochi secondi vedremo apparire il contenuto della tabella selezionata all'interno del nostro documento Excel. Anche importando i dati dai siti web, Excel crea autonomamente una ‘connessione’ che potremo utilizzare per mantenere aggiornati i dati del foglio, nel caso di modifiche alla tabella nella pagina web sorgente.