Come ordinare e filtrare dati in Excel

Dopo avere riempito di dati il nostro foglio di Excel, è giunto il momento di ordinarli in base alle nostre esigenze e di filtrare i risultati. Un foglio di calcolo è fondamentalmente un database costituito da un insieme di record (righe) divisi per colonne. Una volta che abbiamo inserito anche in modo casuale tutti i dati, possiamo raggrupparli. Il sistema di ordinamento funziona in modo alfanumerico, quindi nel caso dei testi ordina dalla A alla Z, nel caso di valori numerici ordina dal più grande al più piccolo o viceversa. Dal momento che abbiamo inserito ogni tipo di dato in una colonna separata, possiamo scegliere la colonna sulla base della quale verrà effettuato l’ordinamento. Ma possiamo aggiungere, in via gerarchica, più livelli di ordinamento. Questo significa che, per esempio, possiamo decidere di ordinare la nostra rubrica dei contatti prima per Regione, poi per Provincia, poi per Comune e per nome. Se invece non vogliamo modificare l’ordinamento, ma vogliamo visualizzare solo determinati risultati, abbiamo a disposizione i Filtri. Impariamo a usare questi due straordinari strumenti.

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Come ordinare e filtrare dati in Excel

In questa guida vi mostrerò le seguenti funzioni per ordinare i dati nei fogli Excel, e per filtrarli:

1. Scelta e ordinamento
2. Come aggiungere criteri
3. Come attivare i Filtri
4. Selezione e ritorno

1. Scelta e ordinamento

Selezioniamo tutte le celle del database o solo una parte facendo attenzione a comprendere tutti i campi di una riga. Quindi nella scheda Dati facciamo clic su Ordina. L’opzione Dati con intestazioni esclude la prima riga dall'ordinamento. Clicchiamo nel campo Ordina per e, nell'elenco che appare, scegliamo il primo criterio di ordinamento.

2. Come aggiungere criteri

Possiamo aggiungere più criteri di ordinamento che andranno a lavorare in modo gerarchico. Significa che il programma, dopo avere raggruppato i dati in base al primo criterio, li raggrupperà in base al secondo ma solo all'interno del primo ordine. Possiamo aggiungere ed eliminare criteri senza problemi. Solo una volta che abbiamo aggiunto tutti quelli di cui abbiamo bisogno, facciamo clic su OK.

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3. Come attivare i Filtri

Possiamo pure decidere di visualizzare solo determinati risultati senza modificare l’ordinamento del database. Selezioniamo la prima riga del Foglio quindi, sempre nella scheda Dati, facciamo clic su Filtri. A fianco di ogni voce della prima riga sono apparse delle freccette. Facciamo clic su di esse e si visualizzerà una finestra che riassume i valori presenti nella colonna.

4. Selezione e ritorno

Togliamo la spunta alla voce Seleziona tutto e mettiamola solo vicino al valore che vogliamo evidenziare. Facciamo clic su OK. Il lungo elenco si è ridotto ai soli record che contengono quel dato valore. Possiamo anche combinare più filtri tra loro. Per tornare alla visualizzazione generale dobbiamo riportare tutti i filtri alla condizione Seleziona tutto.

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