Come esportare documenti Word in PDF

Stai scrivendo un documento in Word o magari ne hai uno sul PC e qualcuno ti ha chiesto di mandargli un file PDF? Allora ciò che ti serve sapere è come esportare documenti Word in PDF. Ma perché tutti ci chiedono questo tipo di file? Per capirlo, vi voglio parlare brevemente di questo formato di file.

Il formato PDF è probabilmente quello più usato per la condivisione di documenti di qualsiasi tipo, in questa guida vi mostrerò come salvare documento Word in PDF. E' utile conoscere come farlo perché non sempre quello che ci serve è un file .docx, ossia il formato standard di Word, ma ci serve un file più universale e tra i file più comuni, soprattutto quando si deve condividere un documento con altri, c'è il file Portable Document Format, più conosciuto come PDF. È un formato di file sviluppato da Adobe che consente di creare documenti visualizzabili con qualsiasi tipo di dispositivo e piattaforma. La sua caratteristica è quella di gestire sia testi sia immagini, o comunque qualsiasi altro elemento presente in un documento, come tabelle, firme, notazioni a mano, o qualsiasi altra cosa. Word permette di salvare un documento creato ed elaborato in formato PDF, anche se è più corretto dire che consente di esportarlo in PDF, tutto in pochi semplicissimi passaggi. Tra gli utilizzi consigliati dei file PDF, ci sono fatture o documenti ufficiali, in modo da ridurre i rischi di interventi e manipolazioni indesiderate.

Leggi anche come convertire file DJVU in PDF.

Come esportare documenti Word in PDF

Premetto che terrò questa guida sempre aggiornata, dato che ogni giorno ci sono nuovi metodi per esportare documenti Word in PDF e quindi è sempre bene tenersi aggiornati, e potrete scegliere quale metodo preferite utilizzare cliccando su uno degli argomenti del seguente indice per portarvi direttamente alla parte della guida che vi interessa:

1. Come esportare documenti Word in PDF usando Word
2. Come salvare documento Word in PDF Online

Come esportare documenti Word in PDF usando Word

Il primo metodo per salvare documento Word in PDF è quello che fa uso direttamente del programma Word di Office, quindi non dovrete installare ulteriori programmi perché Office offre proprio uno strumento per esportare file Word in PDF facilmente.

Ora vi spiego come procedere.

1. Come aprire la scheda File

Apriamo il nostro documento Word e , tra le schede in alto, facciamo clic su File. Si apre una pagina che mostra a destra le proprietà del documento in elaborazione, a sinistra i comandi per la gestione dei file per caricarli, salvarli, esportarli, stamparli e altro ancora, e al centro le funzioni per proteggerlo e controllarlo. Per creare un file in PDF, clicchiamo a sinistra su Esporta.

2. Formato di esportazione

Qui possiamo scegliere il formato d’esportazione del file. La prima scelta offerta è la creazione di un documento PDF/XPS. Il formato XPS è proprietario Microsoft e svolge la stessa funzione di uno PDF, è però meno diffuso e conosciuto. Per proseguire, clicchiamo quindi al centro su Crea documento PDF/XPS, quindi ancora sul pulsante Crea documento PDF/XPS a destra.

3. Come ottimizzare il PDF

Si apre la finestra di dialogo per salvare il file, che nella casella Nome file ha già l’estensione .pdf. Se un file PDF contiene molte immagini, può essere ingombrante e pesante. Al centro in basso è presente l’opzione Ottimizza per. Normalmente dobbiamo regolarla su Standard e scegliere Dimensioni minime soltanto se dobbiamo alleggerire il file, ricordando che ciò va a discapito della sua qualità.

4. Le opzioni di esportazione

Se non vogliamo esportare in PDF l’intero documento sul quale stiamo lavorando, dobbiamo cliccare sul pulsante Opzioni. Nella finestra di dialogo che si apre, possiamo scegliere di esportare l’intero documento, soltanto la pagina sulla quale ci troviamo in quel momento o un determinato intervallo di pagine da indicare nell'apposita finestra. Una volta fatto, clicchiamo su OK.

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5. Esportiamo il file Word in PDF

Adesso non resta che navigare sul computer, o nel cloud, fino a trovare dove vogliamo salvare il documento redatto in formato PDF. Se necessario, possiamo anche cambiare il nome al file affinché sia in linea con l’uso che dobbiamo farne. Se vogliamo aprire subito il file PDF che stiamo per esportare, attiviamo la casella Apri il file dopo la pubblicazione, quindi clicchiamo su Pubblica.

6. Controllare il file PDF

Se abbiamo attivato la casella Apri il file dopo la pubblicazione, si apre Adobe Reader, o il programma da noi usato per visionare i file PDF, e ci mostra il file PDF appena esportato. Come sempre, eseguiamo una verifica che tutto corrisponda ai nostri desideri e a questo punto siamo pronti a utilizzare il file per gli scopi per i quali l’abbiamo creato.

In alternativa, sempre utilizzando Word, potete andare su File e Salva con Nome, quindi nella finestra di salvataggio scegliete come Formato file quello PDF ed in automatico il programma andrà ad esportare il documento come file PDF.

Come salvare documento Word in PDF Online

Il secondo metodo che vi mostro per esportare un documento Word in PDF è forse quello più pratico e veloce, comodo per chi non vuole installare sul proprio computer (PC o MAC) dei programmi perché magari in passato lo ha fatto ed ha installato dei malware. Il tutto funziona online, e di conseguenza bisognerà prima effettuare l'upload dei file sul sito ed è questo il difetto di questa modalità di conversione file da .doc o .docx a PDF online perché se per esempio avete un file di grandi dimensioni (50 Mb) o magari ne avete tanti piccoli, allora se non avete una buona connessione internet, allora se avete immaginato di trasformare il documento Word in PDF in pochi secondi, allora rimarrete delusi. Infatti, questo metodo lo consiglio se:

• avete da convertire piccoli file DjVu
• siete dotati di una connessione internet con un buon upload (>10 Megabit per secondo)

In caso contrario, questo metodo funziona comunque ma impiegherete molto tempo nel caricare un file, per esempio ipotizzando che avete una linea ADSL (senza FIBRA) che quindi ha un upload di 1 Megabit per secondo, per caricare un file Word di 50 Mb ci vogliono circa 7 minuti e di conseguenza se i file da convertire in PDF sono tanti, ciò vi porterà via molto tempo.

Fatta questa precisazione, vediamo subito alcuni dei siti che permettono di trasformare online un file .doc in PDF gratis.

TO PDF: il sito che vi consiglio

Il sito che vi consiglio è un convertitore online gratuito Word in PDF per trasformare in PDF rapidamente questo formato di documenti digitale, senza dover installare alcun software.

Usarlo è molto semplice, basta infatti aprire il sito dal link in basso, quindi seguire questi passaggi:

1. Fai clic sul pulsante CARICA I FILE e seleziona fino a 20 file Word che desideri convertire.
2. Attendi che il processo di conversione sia terminato e scarica i file sia separatamente (utilizzando il pulsante SCARICA) che raggruppati in un archivio ZIP.

Apri il sito

Qui sotto vi lascio degli screenshot che mostrano i passaggi.

Un metodo semplice, veloce e pratico per convertire fino ad un massimo di 20 file contemporaneamente.

Non appena avrò da consigliarvi altri metodi per esportare documenti Word in PDF aggiornerò la pagina!

Vedi anche:

- come convertire file DJVU in PDF